R.I.P. PS

Vorige week donderdagochtend is de Permanent Secretary, Mr Abdul R. Dumbuya, van het Ministerie overladen. Hij was eerder die week naar het ziekenhuis gegaan vanwege flinke pijn in zijn buik en is onderweg naar Makeni (zijn woonplaats) overleden. Hij zou eigenlijk aanstaande zondag worden begraven, maar dat is verschoven naar komende vrijdag. Dat is jammer, want de begravenis is in een dorpje bij Makeni en ik zou dit weekend naar Makeni afreizen en vrijdag lukt dat niet.
PS was mijn ‘one and only friend’ in het Ministerie zoals hij zichzelf soms aankondigde als hij mijn kantoor inkwam. Toevallig was ik de vrijdag voor hij overleed met Cathrin (onze Country Director) en Nik (onze CEO) in het Ministerie en kreeg ik een warme omhelzing toen ik de PS even opzocht. PS was al in de zestig, maar hij laat een jonge vrouw en kinderen achter.

Ik hoorde dit nieuws toen ik vorige week na 2,5 dag in Bo net weer Freetown in reed op donderdagmiddag. Ik was in Bo geweest om de tweede ronde van het selectieproces voor het UNICEF gedeelte van mijn Programma bij te wonen. Dat was erg leuk! Ik kwam op dinsdagavond aan, toen alle kandidaten (60) waren gearriveerd en aan het avondeten (potatoe leaves) zaten. Ik heb meegegeten en daarna heeft David (onze (mijn :)) chauffeur) me naar het hotel gebracht, waarna we weer teruggingen naar het Pastoral Centre waar de selectie plaatsvond. De introductie was net begonnen en Paran, de Regional Coordinator van de oostelijke provincies waar het UNICEF project onder valt, gaf een inspirerende introductie van Restless Development. Aan het einde van zijn introductie introduceerde hij alle aanwezige staf, waarvan ik de laatste was. Na een super mooie introductie werd ik ook uitgenodigd om wat te zeggen. Dat hoort nu bij mijn rol en gelukkig had ik er in de auto al over nagedacht. :)

Op donderdag heb ik de hele dag meegedraaid in het selectieproces. Na een energizer in de ochtend – de eerste ronde moest iedereen zijn of haar motto noemen en de twee ronde moesten ze daar ‘under my underpants’ aan toevoegen, wat natuurlijk voor een hoop gelach zorgde; ‘strong and determined, under my underpants’ – werden de kandidaten opgesplitst in vier groepen en gingen ze verschillende selectierondes door: interviews, discussies, een toren bouwen, enz. Het was erg leuk om die jongeren te observeren en te zien hoe sommigen echt goed waren, anderen nog veel te leren hebben, maar wel potentieel hebben en weer anderen helaas niet in aanmerking kwamen. Ik heb ’s ochends met Alfred (Regional Coordinator in Bo) en ’s middags met Paran meegedraaid. Het was wel gek om te merken dat mijn aanwezigheid het voor sommige kandidaten nog stressvoller maakte: de blanke programma manager waarvan sommige het Engels maar moeilijk (of niet) konden volgen. Je kunt je bijna niet voorstellen dat de meeste van deze jongeren nog nooit met een blanke hebben gepraat. Aan het einde van de middag was er wat tijd over en heb ik met een groep jongeren zitten kletsen. Dat was erg leuk; allemaal vragen over mij en Nederland en discussies over de verschillen tussen ons en onze landen.
Het was erg leuk om het selectieproces bij te wonen: het geeft me een goed idee van het selectieproces, van (het niveau) van de kandidaten en van mijn medewerkers. Aangezien het een drukke tijd is en ik net ben begonnen woon ik dit soort activiteiten bij, geef ik wanneer nodig/ mogelijk directe input en feedback, maar ga ik me pas voor de volgende rondes kijken wat er veranderd en verbeterd kan worden.

Naast de selectie heb ik de afgelopen weken hard gewerkt; het is een drukke tijd qua trainingen, workshops, bezoeken, etc. en daarnaast doe ik mijn best om een overzicht te krijgen van mijn programma en werkzaamheden. Ik begin alle financiele processen al behoorlijk door te krijgen en kan ook al aardig mijn weg vinden in andere administrative processen. Uiteindelijk is het de bedoeling dat ik de Regionale Coordinatoren (RC’s) zodanig ‘empower’ dat ze hun eigen kantoren gaan runnen en zij de bulk van het werk en verantwoordelijkheden op zich kunnen nemen. Dat houdt in dat ik super veel kan delegeren (wat echt heerlijk is), zodat ik een groot deel van mijn tijd aan de meer strategische onderdelen van mijn werk kan besteden (het herstructuren van het programma en de interne structuur, bouwen van capaciteit). Op dit moment moet ik nog een beetje mijn weg vinden in wat ik deleger en wat ik zelf op pak en bovendien is het ook goed om sommige processen ook zelf een keer te doorlopen.
Zo is één van onze Field Officers (FO) aangenomen als assistent voor de RM&E afdeling, wat inhield dat ik al in mijn derde week het sollicitatieproces heb opgestart voor een nieuwe FO. De FO’s zijn de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het welzijn en de effectiviteit (M&E) van de Volunteer Peer Educators (VPE’s) die in de communities werken. Dit houdt in dat de FO’s zo’n twee weken per maand in het veld zijn om VPE’s te bezoeken en twee weken op het regionale kantoor.
Afgelopen donderdag had ik samen met Paran (de FO gaat voor hem werken) 8 (!) interviews. Ik had Paran en Nat (van onze RM&E) afdeling een voorselectie laten doen en zelf de uiteindelijke selectie gedaan. We hadden 5 kandidaten geselecteerd, maar helaas kwamen er nadat ik deze kandidaten had gebeld nog drie sollicitaties binnen van goede kandidaten – buiten hun schuld – die ik toen ook nog heb uitgenodigd. Het was een lange dag, maar toch ook erg leuk om alle kandidaten te spreken. Eén van de kandidaten had een aantal goede vragen voorbereid; hij vroeg mij wat ik dacht dat ik zou toevoegen als nieuwe manager. :)Voor de FO positie nemen we vaak Yount Leaders aan, oud VPE’s; dit is de kans voor hen om als medewerker RD in te stromen. Uiteindelijk hadden we twee kandidaten, waarvan er één voor mijn programma gaat werken en – hopelijk, als het kan qua procedures – één voor het Youth Leadership and Advocacy Programme (YLAP), aangezien één van hun FO’s net is aangenomen als Assistant Finance and Administration. Er is dus veel verloop in de organisatie op dit moment. Dat is leuk, maar geeft ook veel werk.

Verder is ook het lid zijn van de MC (management commitee) een groot onderdeel van mijn werk. Zo hadden we afgelopen week een hele dag MC meeting, waarin budgetten, logframes en andere belangrijke documenten worden doorgenomen en natuurlijk beslisisngen worden genomen.
Daarnaast heb ik nog regelmatig afspraken met collega’s voor een introductie in bijvoorbeeld Finance, de rol van de MC, performance management, etc. Ook moet ik aan mijn objectives en development plan werken… Genoeg te doen, maar het is erg leuk!

Hieronder een overzichtje van Restless Development en mijn programma om jullie een beter inzicht te geven in de organisatie en mijn werk (alvast excuses voor alle afkortingen):
- Restless Development is de Youth Led Development Organisation, wat inhoudt dat we jongeren centraal stellen in al ons werk en ze zien als de leiders van hun eigen ontwikkeling;
- Restless Development werkt voornamelijk in K
- We hebben een hoofdkantoor in Freetown waar naast de Country Director, 5 managers werken, zo’n 6 medewerkers van het YLAP programma (ik ben de enige van het Youth Empowerment Programma (YEP) in Freetown, wat administratieve en financiele medewerkers, twee chauffeurs en verder een aantal stagiaires;
- In de regionale kantoren werken in principe de Regionale Coordinatoren, hun Assistant Programma Coordinators (APC’s), de AFAC’s (financiele assistenten), de Field Officers (meestal 4 of 5, waarvan 3 YEP en 1 YLAP) en stagiaires, drivers en ander ondersteunend personeel. Ik ben dus verantwoordelijk voor deze medewerkers, behalve de YLAP FO’s;
- We hebben drie doelen: civic participation, livelihoods en employment en sexual and reproductive health en vijf approaches: direct delivery, sharing and learning, generation of leadership, building a strong youth sector en shaping policy and practice. Mijn programma is grotendeels direct delivery en de grootste focus is sexual and reproductive health (het tegen gaan van HIV/AIDS en andere infecties en teenage pregnancies en het onder andere daardoor hoge aantal schoolverlaters onder meisjes) maar we richten ons ook op civic participation en livelihoods en empoloyment. In de praktijk betekent dat dat wij lokale jongeren opleiden tot Peer Educator en ze naar een community ver van de hunne sturen om daar hun leeftijdsgenoten te trainen in de bovenstaande doelen (o.a. lessen over de pubertijd, condoom gebruik, etc.) en daarnaast werken ze nauw samen met bestaande structuren en leiders in de communities en zetten ze structuren op om ook jongeren die niet naar school gaan te bereiken;
- Mijn programma in cijfers: er werken 194 VPE’s in 97 communities in alle 12 districten. We bereiken wekelijks zo’n 70.000 schoolgaande jongeren en zo’n 23.000 jongeren die niet naar school gaan;
- Het andere programma richt zich op de Young Leaders (ex-VPE’s) en op het vormgeven van wetten en beleid en het versterken van de jeugdsector.

Dan heb ik ook nog een leven naast mijn werk. :) Er zijn de laatste tijd super veel feestjes en etentjes. Zo was ik vorige week vrijdag uitgenodigd voor een etentje bij twee VSOers, zijn we daarna wezen stappen en had ik zaterdag twee feestjes, waarvan een barbecue bij IMAT (Britse Internationale Militaire Assistentie en Trainings organisatie) met heerlijk eten en een leuk spelletje ‘back in the bucket’ ofwel namen raden – waar ik wel een beetje in het nadeel was als enige niet native English speaker van de 20 aanwezigen… Maar, toch leuk! Gisteren ben ik met mijn collega programma manager van Retless op stap geweest; hij heeft me helemaal meegenomen naar het oostelijk deel van de stad (daar kom ik ’s avonds nooit, dus het was super leuk om de drukte en chaos op straat te zien) en we hebben een aantal lokale barretjes bezocht. Echt leuk! De eerste was deel van een bezinestation :), de tweede had een live band, de derde en vierde waren openlucht barretjes met honderden jongeren. Ik was overal de enige blanke en had natuurlijk veel bekijks, maar pas in de laatste bar werd ik echt constant aangesproken en gingen er allemaal meiden (!) met me dansen… en niet op een afstand maar echt tegen me aan. :)
Ook ben ik vorige week met Nadine en Andrea naar het strand geweest. Dat was weer even geleden. Echt heerlijk; zon, zee strand, palmbomen en wij in een hangmat tussen de palmbomen. :)

Dan een lijstje met zomaar wat dingen die me opvielen de afgelopen weken of die ik altijd nog wilde vertellen:
- De kindjes – vaak in schoolunifor – die bij het Pastoral Centre in Bo buiten de eetzaal stonden te wachten om het overgebleven eten te bemachtigen: veel kinderen gaan de hele dag naar school zonder eten;
- De jongen die gisterochtend zo relaxed voor mij liep dat het bijna leek of hij geen bureau op zijn hoofd had. Naast een aantal hele jonge kinderen kijkt niemand daarvan op of om;
- Er wordt hier nog ontzettend veel op houtskool gekookt en als je naar Bo of Makeni reist zie je overal langs de weg zakken houtskool staan. Dat houdt in dat er door het hele land bomen worden afgebrand om houtskool te maken. In combinatie met de slash and burn landbouw cultuur wordt de vegetatie hier in rap tempo afgebrand…;
- De meeste sollicatenten voor de functie van FO waren mijn leeftijd of net iets jonger, mijn RC’s zijn 36 of ouder… Wat een verschil in loopbaan!

Dat was het weer. Morgen reis ik naar Makeni voor de Quarterly Staff Workshop, als het goed is kom ik woensdag weer terug. Nu zit ik gezellig tegenover Nadine aan de eettafel die aan haar studie werkt. Ik ga nog even gezellig wat administratie doen!

Liefs,
Hilda